Contabilidad forense… más allá de la auditoría forense

Esta mañana la prensa resalta el hecho de que un contador público al servicio de una compañía en New Jersey no solamente asesinó al dueño pero también se apropió de US$1.016,000.

Triste para la profesión primero que todo. Este incidente también muestra cómo uno de los elementos del triángulo de fraude, la presión, juega un papel decisivo en el comportamiento del infractor.

El caso que nos ocupa, muestra que este contador tenía dos vicios difíciles de mantener con un salario: usaba drogas y era aficionado al juego. Combinación mortal.

En cualquier investigación, el contador forense lo primero que hace es analizar la situación financiera del sospechoso. Usualmente este paso tan crucial, determina el curso que la investigación debe seguir.

Si el análisis preliminar muestra un alto grado de endeudamiento, o compra de artículos lujosos, o pagos que nada tienen que ver con el nivel normal de una persona, ello es considerado un indicador o síntoma de fraude.

Probablemente este dueño del negocio confió todo a su contador y nunca monitoreó lo que El hacía de otra manera, hubiera descubierto faltantes y hubiera detectado también que algunas veces el contador giró cheques a su favor hasta por US$90,000.

Triste para la profesión porque muchos nos enmarcarán a todos los contadores con la rúbrica de deshonestos. Los códigos son muy claros, hay que ser honestos y también parecer honestos.

Una reflexión por hoy!

El Instituto de Auditores Internos (The IIA – The Institute of Internal Auditors) describe la función de auditoría interna como una actividad de consultoría que es independiente, objetiva, y que está diseñada a agregar valor a las organizaciones.

Auditores agregan valor asegurándose que su las leyes y regulaciones aplicables a sus organizaciones sean aplicadas de manera consistente, asesorando a los miembros de las juntas directivas sobre nuevos procedimientos que deban ser implementados o mejorados, y ante todo siendo proactivos en la implementación de prácticas y procedimientos que prevengan fraude.

Por ejemplo, cuando un auditor recomienda que el empleado que recauda dinero no registre estas transacciones en los libros porque claramente este funcionario estaría en la posición perfecta para cometer fraude porque al mismo tiempo que tiene acceso al dinero puede manipular los libros para evitar que el fraude sea descubierto.

Los auditores están llamados a desempeñar un activo rol de asesores y no deben permitir que se les trate como funcionarios de segunda. Su contribución a las organizaciones va más allá de inspeccionar libros y revisar transacciones. El verdadero valor de la auditoría se da cuando sus recomendaciones aseguran la protección de los activos de la compañía.

“Internal auditing is an independent, objective assurance and
consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization
accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness
of risk management, control, and governance processes.”

Uno de los factores más decisivos en una investigación financiera es la recolección y protección de la evidencia. Sin perder de vista que la medida y la validez de la evidencia son parte del juicio profesional del investigador, lo esecial es poseer evidencia que es ambas, relevante y confiable. Es más importante que la evidencia sea persuasiva que convincente.

El contador forense nunca pierde de vista que la evidencia más relavente proviene de terceros, por ejemplo, a través de confirmaciones de cuentas. La evidencia que soporta la información contenida en los estados financieros consiste especialmente de los registros contables en los libros de contabilidad, lo cual debe estar perfectamente en acuerdo con los manuales de contabilidad existentes en la organización. Otras fuentes de evidencia son hojas de cálculo que contienen análisis y por supuesto, todo lo que corrobore las cifras de los estados financieros.

La validez de la información también es determinada por las acciones de investigar, indagar, observar, re computar, verificar la validez de los cálculos en hojas de Excel, inspección física de inventarios. Importante tener en cuenta que estos procedimientos determinan la existencia de activos, no son los procedimientos indicados para verificar la propiedad y el costo. Por ejemplo, un computador que hace parte de un inventario puede en realidad pertenecer a alguien más.

Algunos procedimientos que son muy efectivos incluyen:
1) Hoja de cálculo comparando los montos presupuestados con los resultados actuales

3) Una descripción detallada de un reporte de servicios de mantenimiento

3) análisis de cambios en las razones financieras de un departamento.

Parte de la objetividad del contador forense respecto a evidencias consiste en identificar una relación racional entre los costos de recolectar evidencia y los beneficios que ésta genera.

Cuando empresarios o abogados buscan asistencia a raiz de la posibilidad de fraud, muchas veces en sus mentes consideran que la asistencia de un contador forense provee la magia para resolver una situación fraudulenta. Esta es la parte difícil de esta excitante carrera.

En consideración al factor costo/beneficio de una investigación, la mayoría de las veces, no es posible hacer una revisión minuciosa de todas las transacciones ocurridas dentro del período que cubre una investigación. Por lo mismo, es necesario, durante el proceso de planeación de las actividades inherentes a la investigación, determinar la metodología a utilizar, razonable bajo las circunstancias.

Como en todo proceso investigativo, el juicio y la objetividad hacen parte de la investigación de crímenes económicos. Dependiendo del número de transacciones, del volumen de las trasacciones representativas, y de todos aquellos indicadores que puedan proporcionar una base razonable, se elegirá un muestreo aleatorio de un número de las transacciones, una revisión del 100% de las actividades en una cuenta, o simplemente se determinarán los puntos claves que probablemente traigan a la luz situaciones fraudulentas.

Existe una distancia entre lo que nuestros clientes quieren y esperan y entre lo que objectivamente el investigador financiero puede entregar como resultado de una investigación. Para evitar malos entendidos, lo primero que un contador forense hace es incluir en el contrato de prestación de servicios una cláusula que estipule que la investigación no garantiza que efectivamente existe fraude y tampoco garantiza que si existe fraude, es un hecho que será descubierto.

Incluir esta clase de clarificaciones dentro de un contrato parece innecesario pero la realidad es que es preferible para un contador forense no tomar riesgos creando falsas expectativas que firmar un contrato que a la final pueda constituirse en fuente de desavenencias y malos entendidos. Eliminar la distancia entre la realidad y las expectativas es posible al brindar explicaciones claras a nuestros clientes en la etapa preliminar de la negociación.

Comunicación abierta y ratificada es la clave.

Alguien en posición de poder puede manipular a un subalterno para que ejecute procedimientos que van contra la política de una compañía con el fin de cometer hurtos o manipular los estados financieros para mostrar una posición solvente.

Si el empleado que es presionado para “hacerse el ciego” decide acceder a una orden como ésta, ya sea porque tiene temor a una represalia y a perder el empleo, ello no lo justifica ante la ley.

Un contador forense que investiga un delito financiero tiene que ser muy objetivo a la hora de reunir evidencias. El propósito de la investigación mostrar los hechos tan claros que el juez y el jurado puedan hacer una decisión justa si el caso va a la corte.

Otra opción que podría presentarse sería la de alguien que nota una debilidad en el control interno. un subalterno por ejemplo, nota que en su caja registradora hay más dinero del que debería. Este empleado no reporta el hecho y decide guardar silencio por una semana. Al cabo de una semana y en vista de que nadie ha reclamado, decide comentarle la situación al supervisor. El supervisor ya ha firmado todos los reportes precedentes y no quiere exponer su reputación así que decide, en compañia de su subalterno apropiarse del dinero.

Hay delitos contra las organizaciones que simplemente no puede llevarse a cabo sin la complicidad de otro individuo. Por esta razón, una de las medidas más exitosas para prevenir fraudes en las organizaciones es tener una línea caliente y anónima que reporte a terceros irregularidades que los demás sospechan o notan pero que no mencionan por temor a represalias.

El contador forense en desarrollo de su rol como asesor empresarial debe sugerir a las organizaciones que asesora la idea de contratar los servicios de estas líneas. Los resultados son asombrosos porque los infractores los piensan dos veces y quienes observan conductas sospechosas deciden actuar más rápidamente para denunciar los ilícitos.

Hay formas de prevenir fraudes. Recuerda: Prevenir es mejor que detectar e investigar!!

Una de las entidades gubernamentales de Colombia capturó al director de tesorería de una de las grandes entidades privadas del pais por posible hurto agravado, en cuantía de $1,400 Millones.

Varias preguntas al respecto: 1) Apostaría a que este funcionario tiene un título de Contador Público
2) Aparentemente usó el poder para apropiarse de dineros que no le correspondían
3) Cómo fué descubierto?

Mientras la investigación allegue las pruebas necesarias, podemos analizar algunos aspectos relevantes a casos similares.

En primer lugar, este aparenta ser un fraude y es un delito perfecto para que un contador forense haga parte del grupo de investigadores. Este es el prototipo de una investigación financiera. Uno de los nombres del contador forense es investigador financiero, ajustaría perfecto

El rol en este caso sería determinar qué controles existían y cómo estos controles fueron pasados por alto. Si existían controles, probablemente no fueron monitoreados suficientemente para detectar el ilícito a tiempo, lo cual ratifica el hecho de que controles sin monitoreo equivalen a no controles. La cuantía indica que debieron existir mútiples transacciones estructuradas de manera paulatina que incrementaron con valor al paso del tiempo.

Si existían en esta compañía controles internos y eran monitoreados, la posibilidad es que este funcionario tenía cómplices dentro de la organización. Las estadísticas del Informe a la Nación publicadas por la Associación de Examinadores de Fraude Certificado, www.acfe.com revelan que los fraudes cometidos por ejecutivos, son menores en cuanto al número de delitos pero la cuantía dista muchísimo de las cuantías que hurtan funcionarios en posiciones inferiores. Mientras muy pocos están en posición de hurtar $1,400 millones, la posibilidad de que muchos hurten cuantías de menos de $500,000 es inmensa.

Para aquellos interesados en ser contadores forenses la investigación de este caso es una de las que dará muchas guías para los procesos que deben seguirse, empezando por reunir las pruebas, entrevistar a testigos, dar testimonio si se llega a un juicio, escribir el reporte y preparar los papeles de trabajo que soportan los resultados de cada número.

La invitación es para que sigan la secuencia en los medios de comunicación y compartan sus conocimientos y opiniones objetivas sin hacer juicios.

El papel del contador forense es presentar hechos concretos.

El debido proceso no solamente implica la parte jurídica que muchos hemos escuchado.
Este término apareció con más auge in 1933 cuando la bolsa de valores de Estados Unidos, SEC (Securities Exchange Commission) cuando los corredores usaban técnicas para engañar a los inversionistas o guardaban información que era pertinente para ellos en el proceso de hacer la decision. Como resultado se implementó el debido proceso donde tienen que llevarse a cabo investigaciones formales acerca de toda clase de acciones que salgan al mercado.

En un proceso de compras y adquisiciones, el debido proceso es vital. Este es un excelene campo para el ejercicio de la contaduría forense porque ambos lados, compradores y vendedores tienen que hacer una inspección minuciosa de las prácticas, procedimientos, y políticas dentro de una organización. Ello aplica a todas las áreas: financiera, relaciones humanas, logísticas, etc.

En el campo de la litigación, es llamado el debido cuidado porque el esfuerzo se enfoca en no hacerle daño a la otra parte. Ello es considerado una obligación moral.

Ejercita el debido proceso en todo lo que haces. Sé diligente y esfuérzate por mantener tus conocimientos al dia. No solamente ir a la universidad provee actualización, leer los comunicados de prensa de las instituciones gubernamentales es una manera muy eficiente de saber de primera mano lo que pasa en el mundo de los negocios. Ello es crucial para el ejercicio de la contabilidad forense.

Incluye en tu rutina, aparte de dedicar el primer tiempo del dia a pedirle a Dios sabiduría, unos minutos para saber lo último que beneficia a tus clientes, a tu organización, y a ti como profesional.

El otro dia tuve que llevar a mi hija al downtown; estábamos sosteniendo una conversación muy casual cuando ella súbitamente me interrumpió para decirme que sus amigos le habían hecho un comentario con el cual ella no estaba de acuerdo.

Pasábamos por un edifio grande, bastante visible, al lado del cual hay un cementerio militar muy pequeño. Esto trajó a su memoria el incidente con sus amigos. Uno de ellos llevaba años pasando por ese lugar más de tres años y jamás había visto el cementerio. Cuando Lina le mencionó lo “odd” extraño que era ver ese lugar en medio de todos esos edificios, ellos pensaron que ella era demasiado pesimista para que simplemente se hubiera fijado en algo tan pequeño.

Estoy completamente de acuerdo con mi hija. Eso no es ser pesimista. Eso es ver donde otros no ven.

Ello me recordó la importancia que para el contador forense tiene encontrar el verdadero significado de detalles que para muchos pasan desapercibidos. Por ejemplo, un empleado muy “leal” y dedicado a la organización que jamás puede tomar vacaciones. Muchos empresarios lo apreciarían como una muestra de compromiso, pero un investigador sagaz vería allí una gran señal de alarma. Mirar más allá de los números, ver la tercera cara de la moneda. Están ahí… Hay simplemente que desviar la mirada de lo obvio y prestar atención a lo no tan obvio.

Han habido casos en donde un empleado que no toma vaciones simplemente está cuidándose de no ser descubierto en actuaciones fraudulentas. Tomar vaciones es una necesidad para todos y lo más importante es reeplazar al funcionario que toma vacaciones. Muchos fraudes se han descubierto de esta manera.

En nuestra vida personal también puede suceder lo mismo. Estamos tan enfocados en los problemas y los magnificamos tanto que perdemos de vista lo que realmente tenemos que ver: La presencia de Jesús en nuestras vidas; con su muerte hemos sido redimidos y frente a la eternidad lo terreno es inmaterial. Las promesas de la Biblia nos dicen que busquemos la sabiduría y dirección para resolver nuestras dificultades y tener ideas que de otra forma jamás vendrían a nuestra mente. Tenemos que creer que en verdad Dios es quien provee por nosotros. Cuando a través de Su palabra descubrimos habilidades y destrezas de las que nunca fuimos conscientes: podremos desempeñar nuestros compromisos diaros diligentemente, fácilmente, y rápidamente. Nuestros paradigmas tienen que cambiar para dar paso a una vida más plena y llena de gozo. Los salmos son un excelente lugar para empezar a reclamar las promesas guardadas para todos!

Atiende tus compromisos profesionales con toda la diligencia, como trabajando para el máximo jefe, El Señor, y al mismo tiempo, procura tiempo para los que amas… cuando menos lo pienses ya no están a tu lado, los lamentos tarde son infructuosos. Vive hoy como si fuera el último día de tu vida! Agrega el complemento ideal a tu buena apariencia física, el don de una personalidad radiante que emana de la certeza de la protección de Dios.

No olvides es muy importante ver donde otros no ven!!

En el mundo de los negocios hoy todo gira entorno a una economía global. Ello suena excelente, pero al mismo tiempo implica nuevas responsabilidades y estar más alertas a las regulaciones que dia a dia nos abruman.

En un mundo de diversidad cultural, yo lo vivo día a día, cuando interactúo con funcionarios en Canadá, en South Africa, en Irlanda, Latino América, hay protocolos que respetar y acatar. Lo que es correcto en un pais puede no serlo en otro. A propósito, hoy no es un lujo saber más de un idioma, eso es una prioridad y está al alcance de todos. He compartido con amigos que saben hasta seis idiomas… en fin, el mensaje muy claro es el esfuerzo vale la pena, ello abre nuevas oportunidades.

Retomando el asunto de la diversidad cultural es muy aplicable al FCPA. Mientras en los Estados Unidos dar comisiones a funcionarios gubernamentales es terminantemente prohibido hacer pagos corruptos a oficiales extranjeros con el propósito de obtener o mantener negocios, otros países no tienen la misma perspectiva, según afirman algunos que no admiten abiertamente el pago de sobornos, es la forma de hacer negocios en “ese pais”.

Prioritario que los asesores financieros y contadores forenses mantengan en mente la importancia de acatar las disposiciones de este acto porque las sanciones por el incumplimiento de las mismas son severas.

El Código Federal, US Code, contempla persecución entre otros por los delitos de fraude y soborno, 18 U.S.C. Sections 1341, 1343 y 1952.

Como alguien dijo las cosas no son lo que parecen. Soborno en muchos países parece legal pero otros, reprimen estas prácticas porque atentan contra el FCPA y porque, como resultado de los sobornos, existe competencia desleal que en última instancia, menoscaba la libre competencia.

Tus comentarios son bienvenidos! Invita a tus amigos a visitar este blog.

En may de este año, el Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados, AICPA, www.aicpa.org creó la nueva certificación profesional CFF (Certified in Financial Forensics) Titulado como Forense Financiero, el cual combina la experiencia del contador forense con los valores y talentos que hacen del contador público titulado, uno de los mas valiosos asesores.

Según el AICPA, esta designación cubre áreas como:
1. Bancarrota e insolvencias
2. Computadores en forense
3. Daños (Pérdidas)económicos
4. Ley de familia
5. Investigaciones de fraude
6. Soporte a litigaciones
7. Disputas entre socios y accionistas
8. Valuación de activos.

Los objetivos de este programa son:
- Posicionar la designación de CFF como la más reconocida para el profesional forense
- Mejorar los servicios que los CFF ofrecen
- Incrementar la práctica y las oportunidades profesionales
- Promover los servicios de los CFFs a través del Área especializada del AICPA, FVS (Forensic and Valuation Services).

Algunos de los Beneficios de este programa son:
- Enaltecer la calidad de los profesionales como contadores forenses y expertos en litigación
- Mejorar credibilidad a nivel de empleadores y clientes
- Mantener y mejorar la experiencia y conocimientos profesionales de los contadores forense
- Incrementar las relaciones de trabajo con abogados y otros aliados estratégicos
- Elevar la imagen corporativa de las firmas de contadores públicos titulados al combinar las designaciones de CPA (Contador Público Titulado) y CFF.

Los requisitos para aplicar y obtener la designación de CFF son:

1. Ser un CPA afiliado al AICPA con la membresía vigente y que no tenga ninguna sanción profesional;

2. Mínimo 5 años de experiencia en contabilidad;

3. Cumplir con al menos 100 puntos al momento de aplicar – Estos puntos están determinados por los años de experiencia en las áreas de especialización de contadores forenses e investigadores de fraude y el número de créditos por educación continuada durante los últimos 10años, específicamente aquellos relacionados con las áreas de contabilidad forense, mínimo 75 horas de educación continuada certificada en dichas especialidades.

4. Firmar una carta de compromiso de cumplir con los requisitos de la designación.

Para aquellos que ya tenemos algunas designaciones como CFE (Examinador Certificado de fraude) o CIA (Auditor Interno Certificado) ya tenemos al menos, 35 puntos reconocidos para aplicar a esta credencial, siempre y cuando tengamos también la credencial de Contador Público Titulado. Un nuevo reto para mi!