Contabilidad forense… más allá de la auditoría forense

Organizaciones enfrentan retos cuando uno o varios de sus empleados cometen fraude. La investigación comienza cuando alguien formula una queja o un reclamo.

Dependiendo de la magnitud del reclamo en términos económicos, un contador forense es llamado a formar parte del equipo investigador o en muchos casos a conducir la investigación.

Esta investigación consta de varios pasos:
1) Determinar todo lo referente al reclamo y a quien denuncia. Esto implica en lo posible obtener una declaración por escrito acerca de los hechos objeto de la denuncia. En desarrollo de esta entrevista el contador forense debe estar acompañado de un testigo; Este proceso implica preguntar las Ws (why, when, where, what) el por qué, cúando, dónde, y qué. Una vez evaluada la credibilidad de esta denuncia el contador forense procede al segundo paso.

2) Identificar los testigos. No solamente quienes soportan la denuncia pero también quienes no están de acuerdo e investigando el por qué de la negativa a testificar. En este paso también se evalúa la posibilidad de que instancias similares hayan ocurrido en el pasado. Si el investigador forense determina que existe mérito y suficiente evidencia para substanciar la investigación, el paso siguiente es
3) Confrontar al acusado. El contador forense le hace saber que no se le está juzgando pero que existen evidencias que indican una situación fraudulenta. Observar las reacciones es una parte importante de este proceso ya que el lenguaje corporal irradia señales que van más allá de las palabras. También durante este paso del proceso, al acusado se le hace saber que la compañía no tolerará relatiaciones o venganzas contra aquellos que sirvan de testigos o hayan denunciado el fraude.

Durante las entrevistas al denunciante, al acusado, y a los testigos, el contador forense hace énfasis en la importancia de mantener toda la información confidencial durante el curso de la investigación.

4) Este paso es crucial ya que tiene que ver con la parte de la evidencia y los hechos concretos. Una vez analizada la información disponible el contador forense tiene que asegurar la evidencia y una vez más, verificar la exactitud de los detalles.
5) Con la evidencia recogida, el contador forense procede a hacer una evaluación muy objetiva de la queja o reclamo. Esta evaluación no es basada en la ley sino en las políticas, procedimientos, y manuales existentes en la organización.

6) Determinar el curso de acción de acuerdo a los resultados es el paso siguiente. Es probable que el infractor sea sancionado, o dependiendo de la gravedad, denunciado a las autoridades competentes.

7) Escribir el reporte de acuerdo las normas establecidas para ello es la parte final de este proceso. Por supuesto, es muy importante hacer un seguimiento al desarrollo de los hechos para asegurarse que no hay retaliación, que se han tomado medidas tendientes a prevenir que esta clase de incidentes vuelvan a pasar.

El manejo profesional de una investigación interna asegura que se siente un precedente frente al resto de los empleados y ante todo, da la pauta para que quienes quieran cometer ilícitos y menoscabar las finanzas de una organizacíón sepan que una investigación conducida apropiadamente descubrirá las instancias de fraude y brindará las bases para sancionar a los culpables.

Con el ánimo de promover adhesión a las disciplinas forenses el Colegio Americano de Investigadores Forenses Internacional, creó la Comisión de Educación Forense.

Los miembros están todos vinculados a prestigiosas universidades alrededor del mundo y durante el mes de septiembre de este año van a reunirse para determinar la ruta en la que esta comisión encauzará su misión.

En principio los miembros están desarrollando simples planes que pueden ser ejecutados en las escuelas de secundaria. La idea es que los estudiantes y también los profesores aprendan de aquellos que tienen conocimientos sólidos en áreas forenses.

En lo relacionado con contabilidad forense, los planes apuntan a motivas a los futuros profesiones para que aprendan antes de llegar a la universidad sobre las posibilidades que este campo les brinda. Habrá campañas para que este programa sea exitoso y muchos establecimientos de educación atiendan el llamado.

La Contabilidad Forense es una necesidad en el mundo. Las entidades gubernamentales, financieras, y organizaciones sin ánimo de lucro han abierto los ojos a las bondades de esta profesión.

Los contadores públicos en Lationo América necesitan universidades que promuevan preparación para los retos que las organizaciones demandan hoy en dia. La contabilidad forense suple estas deficiencias.

La Comisión de Educación Forense propende por motivar incluso a los estudiantes de secundaria. Las organizaciones de contadores públicos deberíab propender por lo mismo en nuestros paises.

Sugiero lo siquiente para aquellos que quieren incursionar en el área de contabilidad forense los siguientes pasos:

1) Leer mucho material de criminología en donde describen cómo piensan los criminales y cómo han llegado a cometer los crímenes. Esto es muy interesante porque da muchas perspectivas y nos posiciona para pensar como piensan los criminales.

2) Aprender bastante sobre los procesos judiciales e investigaciones. Parte del proceso forense son las entrevistas a los posibles testigos e implicados. Saber hacer buenas entrevistas sin violar los derechos humanos y la privacidad es una prioridad.

3) Ser expertos en análisis financiero y preparación de excelentes hojas de excel. Por ejemplo, saber organizar la información basada en criterios de cantidades o eventos.

4) Interactuar con investigadores y abogados. Expresar claramente la intención de incursionar en esta área para ayudarles a ellos a incrementar sus negocios y tener una relación comercial ganadora para ambas partes. Esta interacción es una de las que más resultados positivos brinda porque ellos están al tanto de lo que sucede en el mundo de las cortes de justicia.

Estos simples pasos son decisivos para iniciar una práctica como contador forense exitoso!

Las implicaciones de fraude producen efectos tan devastadores en toda organización que tres organizaciones de las más representativas y relevantes para la profesión de contador forense, unieron esfuerzos para investigar, determinar procedimientos, y ayudar a las organizaciones a prevenir fraude.

La Asociación de Examinadores Certificados de Fraud, ACFE,
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
El Instituto de Auditores Internos.

* http://www.acfe.org
* http://www.aicpa.org
* http://www.theiia.org

Este documento es un esfuerzo para unificar criterios y procedimientos.

La mejor forma de agregar valor en una organización es a través de un sólido programa de prevención de fraude. Algunos puntos que a considerar son:

*Construir un ambiente que repudie situaciones fraudulentas desde los directores hasta el último empleado;
* Desarrollar políticas de anti fraude, explicarlas a los empleados, y publicarlas;
* Identificar y evaluar áreas de la organización expuestas o vulnerables a fraude;
* Examinar los indicadores de fraude y determinar que no son falsos positivos o “falsas señales de alarma;”
* Identificar riesgos de fraude y formas de infringir los controles internos existentes;
* Tener procedimientos para el manejo ético de situaciones con terceros: proveedores, clientes, contratistas, etc.
* Desarrollar programas de auditoría efectivos;
* Educar a clientes, empleados, y otros en materia de prevención de fraude.

Una presentación para la junta directiva exponiendo razones como las descritas, hace la diferencia en la función de asesor.