Contabilidad forense… más allá de la auditoría forense

Autor: Consuelo Herrera, CAMS, CFE

La Bolsa de Valores de Estados Unidos (SEC Securities and Exchange Commission) propusó la ruta para el uso de estados financieros preparados de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad. Según la SEC, las compañías Americanas deberían emitir los estados financieros y cumplir las normas internacionales para el año 2014, si la Comisión cree que ello redundará en beneficio de los investores y de la confianza en los mercados. La ruta incluye discusiones en varias areas con participación de aquellos involucrados y afectados por las normas. Como parte del proceso, la Comisión está proponiendo amendamientos a varias regulaciones y leyes que permitirían que investores que se adhieran temprano en el proceso puedan utilizarlo para efectos de comparabilidad de estados financieros y mostrar información más relevante y fidedigna a los inversionistas. Para el 2010 estarían autorizadas solamente aquellas compañías que dentro de la industria en la que operan usen como base las normas internacionaes de contabilidad para reportar la información financiera. Estaremos a la expectative de los desarrollos que se presenten!

En resumen, los eventos más importantes se relacionan con:
· Mejoramiento de los estándares de contabilidad
· Progreso en la habilidad para manejar la información financiera de manera interactiva de acuerdo con las normas internacionales
· Capacitación y entrenamiento relacionado con las normas internacionales
· Uso temprano de los estándares internacionales, lo cual beneficiará a los inversionistas
· Determinar una fecha para emitir las regulaciones por parte de la Comisión
· Implementación de los estándares internacionales por parte de las comañías Americanas.

Asi que hay que estar alerta porque la implementación de normas internacionales se ve venir más rápido de lo anticipado. Capacitación es la clave!

Consuelo Herrera, CAMS, CFE

Usualmente lavado de dinero es asociado con narcotráfico, sin embargo, el enriquecimiento ilícito que se produce como resultado de otras situaciones fraudulentas también termina en lavado de dinero debido a que ese dinero mal “habido” tiene que entrar el sistema financiero y quien lo deposita usualmente no tiene la justificación para ese ingreso.

Ese fué el caso del vicepresidente de un banco en los Estados Unidos. Se apropió de US$559,000 y cuando fué descubierto, fué llevado a juicio y juzgado por fraude y lavado de dinero, cargos que El no aceptó. Debido a que el Señor Smith no tenía ningún antecedente penal fué dejado en libertad condicional después de pagar una fianza de US$250,000 hasta el día de dictar la sentencia definitiva. El Señor Smith que antes había sido un ciudadano bastante bien reconocido en la comunidad, en su iglesia, en el banco, no pudo soportar el impacto moral que le causó haber sido descubierto en su ilícito. Dias antes de recibir sentencia, aparentemente, asesinó a su esposa y los cuatro hijos adoptivos de los dos y finalmente se suicidó dejando una nota pidiendo perdón. Muchos aseguran que esta tragedia se desencadenó como resultado del futuro que le deparaba al menos 30 años de cárcel y reposición del dinero hurtado.

Los bancos e instituciones financieras no son ajenos a situaciones fraudulentas. El caso del Señor Smith es simplemente uno. El FBI (Federal Bureau of Investigación) en su reporte sobre crímenes en las instituciones financieras estableció en el año 2005 que de los 1,497 casos en los que se condenó a los responsables, 21% fueron empleados bancarios (220 no estaban en posición de mando y 92 ocupaban posiciones gerenciales).

Identificar síntomas o indicios de fraude es el primer paso para prevenirlo. Si un empleado cambia sus hábitos y de repente aparece vistiendo ropa de marca, usando autos lujosos, viviendo en un estrato superior y perteneciendo a un club social, sin justificar este cambio con ingresos de procedencia legítima como una herencia, ese indicador tiene que ser investigado.

Algunas señales de alarma en instituciones financieras son:
1. Empleados bancarios prestado dinero a clientes o obteniendo dinero prestado de los clientes
2. Empleados bancarios socios de companies
3. Empleados bancarios que muestran favoritismo por clientes y tiene tratamiento preferencial para los mismos
4. Empleados bancarios comprando bienes en remate en la institución sin avalúo independiente de esos bienes
5. Empleados bancarios que mantienen acuerdos especiales con empleados de otras instituciones financieras
6. Empleados bancarios involucrados en negocios que obtienen financiación de la institución a la que sirven
7. Ejecutivos bancarios que reciben tratamiento especial como automobiles lujosos, Yates, aunque las ganancias de la institución no ameritan semejante desafueros
8. Empleados bancarios con un alto índice de endeudamiento que consume casi todo el salario
Casos como el Señor Smith y muchos otros son solamente un indicativo de que incluso organizaciones con poder como las instituciones financieras carecen de controles que detengan toda instancia de fraude y muchas veces proporcionan la oportunidad para que empleados dentro de la institución tomen ventaja de ella y cometan fraudes que muy posiblemente terminen en lavado de dinero al justificar la procedencia de fundos de otras fuentes diferentes al salario regular. Las señales de alerta no pueden ser ignoradas. No permita que situaciones fraudulentas ocurran por descuido en su organización mantenga una actitud de alerta y no ignore los indicativos de fraude. Cuando una investigación se genera como resultado de fraude el contador forense está listo para contribuír con sus talentos, conocimiento y habilidades al éxito de la investigación, y probablemente a la restitución de lo hurtado.

Autor: Consuelo Herrera, CAMS, CFE

Aunque cada investigador aplica técnicas que han sido exitosas, en general los siguientes pasos aseguran un proceso eficiente:
1. Entender el entorno del cliente, de la industria en la cual se desenvuelve, y el ambiente en el que opera
2. Identificar y evaluar los riesgos de situaciones fraudulentas
3. Entender claramente los controles existentes para planear de acuerdo a la evaluación de los controles existentes
4. Determinar las pruebas que se llevarán a cabo y los procedimientos que se emplearán para analizar transacciones y soportes de las mismas, de manera efectiva y eficiente
5. Entrevistar a los posibles implicados y testigos extremando las medidas para no menoscabar la investigación o exponer la información obtenida
6. Reunir la información y los hechos concretos que establecerán las bases para formular el reporte

Entender el entorno de cliente es vital. Basado en el conocimiento de la industria en la cual opera, los indicadores y estándares para ese tipo de negocio permiten identificar rápidamente síntomas de irregularidades si existen desviaciones que no aparecen en el perfil de los integrantes de un sector en particular. Por ejemplo, si la industria metalúrgica que produce acoples genera un promedio de utilidad neta del 15% y la empresa que estamos examinando genera un 28%, algo no coordina dentro del perfil. Es posible que ello se deba a que los gastos se estén capitalizando o a que los ingresos se reconozcan anticipadamente. Un indicador como éste no puede ignorarse.

Al identificar y evaluar riesgos de situaciones fraudulentas el investigador debe determinar aquellos riesgos que son inherentes. Si no existe adecuada segregación de funciones es muy posible que un empleado esté en condiciones de perpetrar fraude y de esconderlo. Una vez que los controles han sido indentificados y se ha determinado que operan eficientemente, lo siguiente es implementar los procedimientos de análisis de información financiera y no financiera, cuantitativa, y cualitativa. Es muy importante que al interior de las organizaciones existan programas adecuados para minimizar situaciones fraudulentas y reportarlas cuando ellas se presentan. Si una compañía que se investiga tiene un programa implementado que enfatice al menos: 1) la existencia de modalidades de fraude en casi toda organización; 2) el detrimento en generación de empleo, incrementos salariales, y resultados adversos para las compañías; 3) la importancia y el compromiso de que los empleados que sepan de situaciones ilícitas las denuncien sin temor a retaliación; 4) la forma como situaciones fraudulentas deben reportarse: via telefónica y anónimamente, o por escrito; 5) la alternativa de reportar el fraude o el posible fraude a otras instancias de la organización diferentes del supervisor de quien denuncia.

Entrevistar es un arte y como tal, conlleva consideración respeto, solidaridad, pero nunca justificación con la racionalización de un ilícito. Antes de aventurarse a hacer preguntas el investigador tiene que cómo plantearlas, qué áreas evitar, y asegurarse que no esté infringiendo regulaciones de derechos humanos en el proceso de interrogación. El producto de una entrevista llevada a cabo de manera profesional puede minimizar el costo de la investigación si la habilidad del investigador obtiene cooperación de implicados y testigos rápidamente.

Una vez la información ha sido reunida, analizada, y soportada con diagramas de flujo u otros tipos de documentación, el investigador está listo para escribir y presentar el reporte con el resultado de la investigación. Este reporte debe contener solamente hechos concretos y pruebas que sean contundentes en una corte si el proceso llega a un juicio.

Observar, interrogar, analizar, identificar son acciones comunes en toda investigación llevada a cabo por contadores forenses.

Fraude en el Punto de Venta
Autor: Consuelo Herrera, CAMS, CPT, CFE

Dos clases de frauds pasan en el punto de venta: reembolsos falsos y recibos anulados falsos. Aunque estas dos instancias de fraude suceden diariamente en muchos almacenes es de notar que la gran mayoría optan por no reportar estos ilícitos. La razón? Algunas veces los costos exceden los beneficios y otras los dueños o la administración simplemente no tienen el tiempo y la voluntad de adelantar un proceso investigativo. A largo plazo el impacto económico de estas modalidades puede ser devastador en las finanzas de una compañía.

Reembolso Falso

Un reembolso es procesado en el punto de venta cuando uno de los clientes devuelve mercancía que ha comprado en ese almacén. El resultado de esta operación se refleja en el recibo de la registradora que muestra la suma de dinero devuelta al cliente y que mercancía ha entrado al inventario del almacén.

Los Reembolsos Ficticios

En el reembolso ficticio el cliente recibe el dinero pero la mercancía no ha sido devuelta al almacén. Como resultado de esta transacción dos cosas ocurren: la primera, un individuo recibe dinero de la registradora por un reembolso ficticio. No hay inconveniente en la reconciliación de las cintas de la registradora porque todo está en balance, lo cual le da un aire de legitimidad a la transacción. La segunda cosa que sucede en un reembolso ficticio es que el inventario es debitado con el valor de la mercancía supuestamente devuelta. Debido a que en realidad no entró mercancía al almacén, el inventario es sobre valuado por el valor de dicha mercancía.

Esta artimaña hubiera podido ser fácilmente descubierta si el almacén tuviera entre sus controles la práctica de conteo regular de la mercancía incluso a través de muestreos aleatorios. Si ello hubiera sucedido probablemente los encargados de controlar las existencias hubieran detectado el faltante o al menos tendrían una señal de alarma. Existen casos en donde los reembolsos ficticios son práctica regular de algunos empleados de confianza quienes generalmente tienen que ver en la decisión de implementar el conteo periódico pero no lo llevan a cabo porque ellos mismos están perpetrando esta clase de ilícitos.

Existen otras situaciones donde empleados inescrupulosos toman dinero de la registradora. Por ejemplo, a através de recibos anulados que son falsos. El proceso regular cuando se anula un recibo es que el original firmado por el cliente se adjunta al talonario y para mayor legitimidad, el supervisor inicializa el recibo anulado en señal de aprobación. Para poder procesar esta clase de transacciones, el perpetrador necesita la copia del recibo de venta. Usualmente, el empleado del almacén retiene la copia del recibo al momento de la venta. De ahí la importancia de disciplinar a los clientes para que siempre reclamen los recibos. Muchos almacénes que tienen buenos controles para prevenir esta clase de ilícitos imprimen un número en los recibos que le da derecho a los compradores a participar en rifas y concursos. El único propósito de esta técnica es evitar al máximo que el cajero se quede con recibos que pueda utilizar para anular y retirar dinero de la registradora.

Una medida de control fácil de implementar es hacer llamadas aleatorias a clientes que han devuelto mercancía para preguntarles si ello efectivamente ocurrió. Colocar letreros en el área de las registradoras animando a los clientes a que siempre reclamen el recibo también da buenos resultados. Finalmente, examinar el número de recibos anulados de cada cajero. Si uno de ellos excede por un margen considerable a los demás, ello podría ser un indicio de que algo anormal está ocurriendo.

Finalmente, la táctica que nunca falla es tener apropiada segregación de funciones. Quien reconcilia debe ser diferente del encargado de manejar el efectivo. Toda transacción que se va a anular tiene que ser previamente autorizada por un funcionario con atribuciones para ello.

No permita que descuido menoscaben las finanzas de su negocio. Oportunidad es la peor de los elementos de fraude y garantiza que alguien puede tomarla y sacar provecho en detrimento de la organización.